ASSISTANT(E)DE DIRECTION H/F

• Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, le secrétaire de direction assure les tâches administratives relatives à ce poste. Il est également sollicité par les autres membres de la direction. Le secrétaire de direction entretien des liens avec tous les services de l'établissement et les partenaires de celui-ci. Il est aussi en contact régulier avec la préfecture.
• Le secrétariat est composé de deux adjoints administratifs (un secrétaire de direction et un assistant de direction).
• Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature du Chef d'établissement
• Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire
• Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services
• Gestion des appels téléphoniques
• Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction
• Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l’établissement
• Réservation de salle de réunions et de véhicules
• Organisation et diffusion des astreintes direction et des plannings des Commissions pluridisciplinaires uniques (CPU)
• Rédaction et le suivi des délégations de signature du Chef d'établissement
• Gestion des demandes d’habilitations FIJAIT – FIJAIS
• Création et mise à jour de la base documentaire dans le cadre de la mise en conformité des procédures de l’établissement avec le référentiel des règles pénitentiaires européennes (RPE)
• Rédaction du rapport d’activité
• Gérer les demandes d’autorisation d’accès à l’établissement et les demandes de permis de visites des familles des personnes détenues
• Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie
• Maitrise des outils bureautiques et informatiques
• Techniques de secrétariat
• Règles de communication institutionnelle
• Méthodes de recueil et de traitement de l'information
• Disponibilité
• Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif
• Discrétion, confidentialité, loyauté
• Rigueur, fermeté
• Sens de l'organisation et des priorités
• Expression orale et écrite adaptée
• Rendre compte de son activité
• Qualités relationnelles, sens de l'observation
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d'adaptation et polyvalence

ConnaissancesMaitrise des outils bureautiques et informatiquesTechniques de secrétariatRègles de communication institutionnelleMéthodes de recueil et de traitement de l'informationSavoir-faireDisponibilitéAutonomie, esprit d'initiative et sens critique constructifDiscrétion, confidentialité, loyautéRigueur, fermetéSens de l'organisation et des prioritésExpression orale et écrite adaptéeRendre compte de son activitéSavoir êtreQualités relationnelles, sens de l'observationAptitude à travailler en équipeCapacité d'adaptation et polyvalence

• Documents à transmettre
• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire