SGZDS-C- Assistante de direction - Cabinet de Paris

• Gestion du secrétariat et des appels téléphoniques
• Recueillir, filtrer et assurer le renseignement des appels téléphoniques ; Accueil téléphonique et physique des visiteurs
• Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser le départ et l’arrivée des courriers papiers et numériques
• Prendre connaissance des mails reçus et les diffuser aux services concernés selon la thématique, en lien avec le chef de cabinet et la directrice de cabinet
• Assurer la traçabilité du traitement et l’archivage numérique des notes reçues ou produites par l’autorité
• Mettre en forme et assurer les saisies informatiques de documents (notes, courriers, fiches, procédures...)
• Participer, en cas de besoins, des notes et des comptes-rendus de réunion
• Assurer un soutien logistique pour la gestion du service ( réception, commandes repas et réceptions gestion des fournitures du service,…)
• Gestion de l’agenda et des déplacements des autorités
• Participer à la gestion de l’agenda du préfet
• Participer à l’organisation des réunions, entretiens, visites et déplacements de la préfet, en lien avec la direction du cabinet et pôle conducteur
• Participer à la constitution, le suivi et l’archivage/classement des dossiers de la préfet
• Possibilité d’évolution au sein du SGZDS. Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans minimum

Connaissances techniques

• Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
• / niveau maîtrise - requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique
• / niveau maîtrise - requis
• Connaître l'environnement professionnel
• / niveau maîtrise - requis
• Expression orale et techniques de communication
• / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser

/ niveau pratique - requis

Savoir analyser

/ niveau pratique - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines
• / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau pratique - requis

Savoir communiquer

/ niveau maîtrise - requis