Gestionnaire de scolarité : Cycle initial / 3ème cycle

• RÉSUMÉ DU POSTE
• Assurer la gestion administrative et le suivi pédagogique de la scolarité des étudiants tout au long de
• Leur parcours de formation, conformément aux règles et procédures en vigueur
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des enseignants et des interlocuteurs externes
• Établir, contrôler et délivrer les documents administratifs liés à la scolarité (certificats, attestations relevés, etc.)
• Assurer un rôle d'interface et de coordination entre les étudiants, les enseignants, la direction et les différents services de l'établissement
• Diffuser les informations réglementaires et administratives relatives à la scolarité (arrêtés de jury modalités de contrôle des connaissances et des compétences – M3C, calendriers universitaires procédures)
• Mettre à jour et assurer la diffusion des informations sur les espaces de partage et de communication de l’UFR (Moodle, tableaux d’affichage, espaces collaboratifs et autres supports d’information), en veillant à la fiabilité et à l’actualisation des contenus
• Gérer les admissions des étudiants via la plateforme Laissez-Passer
• Paramétrer et gérer les campagnes d’affectation des étudiants sur les terrains de stage via l’application DIOSEL
• Instruire, contrôler la conformité et assurer le suivi des dossiers administratifs des étudiants notamment les conventions de stage, les demandes d'autorisation d'exercice et les demandes d'autorisation de remplacement
• Répondre aux sollicitations des étudiants et des partenaires internes et externes concernant les procédures de scolarité (DEFI, Faculté Santé, Conseil de l’ordre, Centre National de gestion)
• Assurer la gestion administrative des dossiers de thèse, du dépôt du sujet jusqu'à la délivrance des documents de fin de cursus
• Contrôler la conformité réglementaire des dossiers de thèse
• Préparer et assurer le suivi administratif des commissions de thèse
• Accompagner les étudiants dans l'organisation de leur soutenance
• Établir, adresser et assurer le suivi des convocations des membres du jury dans le cadre des soutenances de thèse
• Transmettre et suivre les dossiers de thèse vers le site de Garancière
• Gérer les réservations de salles de soutenance via le logiciel ADE
• Assurer le contrôle et le suivi de l’assiduité des étudiants
• Vérifier et assurer le suivi des fiches de validation clinique des étudiants
• Suite DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS : sur informations complémentaires

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• La spécificité de ce poste réside dans le fait que les étudiants inscrits en année de thèse ne suivent
• plus d’enseignements à l’université et n’ont plus de vacation clinique
• Des pics d’activités liés au calendrier demande un engagement plus important en fin d’année civile et
• fin d’année universitaire
• Binôme du gestionnaire du 3ème cycle court et 3ème cycle long, une connaissance de l’intégralité du
• cycle est nécessaire. De même, une aide ponctuelle est attendue lors des « Journées d’Odontologie de
• Paris Cité ». Le poste peut se localise géographiquement sur le site de Montrouge

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Capacité à analyser les situations et proposer les solutions adaptées dans le respect de la réglementation
• Capacité à faire preuve de pédagogie
• Excellente capacité d’organisation et d’anticipation
• Autonomie et sens des responsabilités
• Sens du service public
• Sens de l’écoute active
• Connaissance des outils de gestion scolarité ; ADE, APOGEE, DIOSEL, Ecandidat, Laissezpasser
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie Outlook)

Savoir-être – Compétences comportementales

• Rigueur, fiabilité et diplomatie
• Savoir rendre compte
• Rigueur et fiabilité
• Diplomatie
• Savoir travailler en équipe et autonomie

Compétences attendues

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Capacité à analyser les situations et proposer les solutions adaptées dans le respect de la réglementation
• Capacité à faire preuve de pédagogie
• Excellente capacité d'organisation et d'anticipation
• Autonomie et sens des responsabilités
• Sens du service public
• Sens de l'écoute active
• Connaissance des outils de gestion scolarité ; ADE, APOGEE, DIOSEL, Ecandidat, Laissezpasser
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie Outlook)