AA - Secrétaire de direction

• 1 - Assurer la gestion et le suivi du courrier
• Réceptionner et prendre connaissance du courrier
• Enregistrer et transmettre le courrier
• Procéder au classement et à l’archivage des documents
• Assurer la réception et la transmission des messages et des télécopies
• 2 - Elaborer et rédiger des documents administratifs
• Rassembler et mettre en forme des documents (notes, rapports, lettres…...)
• Assurer la prise de notes lors des réunions à l’établissement (PV, compte rendu)
• Assurer en fonction de la demande le traitement d’informations particulières
• Préparer les dossiers et les suivre
• Gérer les archives du service
• Faire des recherches de textes réglementaires et législatifs
• 3 – Transmettre et filtrer les appels téléphoniques
• 4 – Assurer la gestion du temps du service
• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des réunions
• Contribuer à l’organisation des réunions
• 5 – Assurer le suivi et la gestion des autorisations d’accès
• Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs
• Centraliser les autorisations d’accès et les diffuser aux services concernés

Connaissances

• Maitrise des outils informatiques
• Modalités et procédures budgétaires

Savoir-être

• Discrétion et secret professionnel
• Sens de l’initiative, sens des relations humaines

Savoir-faire

• Rigueur
• Capacité à organiser et prioriser
• Capacité d’adaptation