Chargé de la coordination du protocole F/H

• Catégorie statutaire : B
• Domaine fonctionnel
• Administration générale
• Emploi type / Code fiche de l’emploi-type
• Gestionnaire-instructeur administratif / ADM006A
• Vos activités principales
• Instruction des distinctions honorifiques nationales
• Instruire et assurer le suivi des candidatures relatives aux grands ordres nationaux (Légion d’honneur, Ordre national du Mérite)
• Réaliser les passages de fichiers et les vérifications préalables
• Assurer les campagnes de prospection et les échanges avec les partenaires afin de constituer un vivier de candidatures
• Recueillir les éléments nécessaires à la constitution des dossiers et à la rédaction des mémoires
• Rédiger les mémoires de proposition
• Instruction des distinctions honorifiques et médailles d’honneur
• Procéder à l’instruction des dossiers de distinctions honorifiques (médailles d’honneur, médailles de l’administration, actes de courage et de dévouement)
• Assurer l’instruction et la saisie des dossiers dans les applications dédiées pour les distinctions concernées
• Éditer et transmettre les diplômes
• Rédiger les arrêtés et notes de présentation
• Organisation des cérémonies commémoratives
• Organiser et animer les réunions de préparation des cérémonies commémoratives
• Rédiger les notes d’organisation
• Envoyer les invitations et suivre les réponses
• Assurer le respect du protocole
• Organisation des visites ministérielles et des déplacements officiels
• Préparer le programme des visites et participer aux visites de reconnaissance
• Envoyer les invitations et suivre les réponses
• Élaborer le dossier du Préfet et du Ministre
• Assurer la déclaration des visites ministérielles dans l’application SEDEM
• Missions complémentaires et appui transversal
• Constituer les dossiers d’audience, de réunion et des déplacements du Préfet
• Rédiger les courriers du Préfet (lettres de remerciements, condoléances…)
• Participer à la rédaction des discours et éléments de langage pour les remises de médailles et autres cérémonies officielles
• Apporter un soutien ponctuel à l’ensemble des activités du service interministériel de la représentation et de la communication de l’État en fonction des besoins du service

Votre environnement professionnel

Activités du service

Placé sous l'autorité du directeur de cabinet, le service interministériel de la représentation et de la communication de l’État est chargé, d’une part, de la fonction communication : il a en charge les relations presses, l’élaboration et la coordination de la stratégie de communication interministérielle, sous l’autorité du directeur de cabinet.

D’autre part, il gère, sur le volet représentation de l’État, les distinctions honorifiques, les réponses aux interventions, l’organisation des cérémonies mémorielles, des visites ministérielles et les soirées électorales. Composition et effectifs du service 1 chef de service (A), 1 adjoint (A), 3 coordinateurs de pôle (B) et 4 collaborateurs (1 B et 3 C)

Liaisons hiérarchiques

Adjointe à la cheffe de service, cheffe de service et directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles

La direction des sécurités, les sous-préfectures, les services de l’État, les forces de sécurité intérieure, les collectivités locales et organismes divers. Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
• Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
• Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

• Savoir analyser / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
• Savoir manager / niveau pratique - à acquérir
• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
• Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans
• Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Participation aux astreintes communication
• Possibilité d’une journée de télétravail par semaine
• Contraintes horaires liées au poste lors des visites ministérielles
• Participation aux soirées électorales
• Confidentialité
• Au regard de l’activité du service, une expérience en communication est un plus