Standardiste Assistante/assistant du bureau logistique Agente/agent d'accueil

• Vos activités principales
• Standard préfecture et département
• Assurer l’accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental : recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,…)
• Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,…)
• Effectuer les extractions des statistiques mensuelles
• Gestion du courrier
• Gestion du courrier arrivée et du courrier départ
• Publication au recueil des actes administratifs
• Accueil général préfecture et département et/ou DDI
• Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture
• Suivi des réservations de salles de réunions
• Suivi des données statistiques
• Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services
• Appui au gestionnaire parc auto
• Gestion des fournitures administratives
• Approvisionnement et suivi des stocks
• Suivi des archives du périmètre SGCD
• Lien avec les différents services et les archives départementales
• Assurer la gestion de l'inventaire
• Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINV
• Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Votre environnement professionnel
• Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux
• Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l’accueil, du courrier, des archives, des fournitures
• Composition et effectifs du service
• Le bureau est composé d’un chef de bureau (catégorie A), d’un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C
• Caractéristiques du poste
• Manutention de cartons de papier et fournitures
• Permis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques chef.fe du bureau logistique, chef.fe de service
• Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI
• Tous les services déconcentrés de l’État
• Les collectivités territoriales départementales
• Les archives départementales
• Les usagers, autres préfectures,..

Vos compétences principales mises en œuvre

Vos connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
• Application de la réglementation / niveau maîtrise - à acquérir
• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

• Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau maîtrise - à acquérir
• Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
• Savoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
• Avoir le sens de la pédagogie / niveau pratique - requis

Vos perspectives

Poste qui permet d’acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l’actualité des différents ministères, de développer ses capacités d’adaptation à des environnements professionnels différents, ainsi que ses capacités de travailler en équipe.