Assistant(e) Formation et gestion RH MAASA

• Vos activités principales
• Assurer, en collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM - responsable locale de formation:
• Gestion RH de proximité des agents MAASA de la DDTM64
• Suivi des formations et besoins de formation sur l’ensemble des services de l’administration territoriale de l’État (Préfecture,DDTM, DDPP, DDETS, SGC)
• Appui ponctuel aux autres assistantes du pôle (notamment en période de congés) et renfort ponctuel sur des dossiers en cas d’urgence et/ou de chantier particuliers (ex:élections professionnelles)
• Gestion RH de proximité
• Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM-responsable locale de formation, la gestion de proximité des agents MAASA de la DDTM64, une trentaine de titulaires et une vingtaine de contractuels,sur les volets suivants:
• Création des comptes et mise à jour de la situation des agents sur le logiciel de gestion du temps
• Gestion administrative et financière de proximité
• Établissement et suivi des contrats
• Recensement des grévistes et remontée au ministère
• Convocation aux visites médicales et suivi
• Mise en paiement des frais médicaux et des prestations sociales
• Entraide entre assistantes et gestionnaires pour la continuité du service. Cette activité d’assistante en gestion RH pourra être amenée à être exercée ponctuellement pour d’autres populations, notamment les agents MAASA de la DDPP
• Enregistrement des inscriptions, convocations et attestations de formation (gestion d’un tableau de suivi)
• Diffusion de l’offre de formation aux publics concernés
• Appui à la responsable locale de formation pour l’organisation des formations locales (convocations, attestations, organisation matérielle, accueil des formateurs, ouverture/fermeture des sessions, défraiement des indemnités)
• Appui à la responsable locale de formation pour les nouveaux arrivants
• Gestion administrative et financière du personnel de la préfecture et des DDI, action sociale et formation (18 agents sur 2 sites)
• Composition et effectifs du service
• Pôle RH DDI (10 agents):4 gestionnaires+5 assistantes+1 responsable de pôle
• Responsable hiérarchique directe : gestionnaire RH MASA DDTM, chargée locale de formation
• Entraide entre assistantes et gestionnaires RH du pôle RH DDI
• Agents de la DDTM pour la gestion RH de proximité
• Services de gestion RH et de paye en centrale
• Ensemble des agents de l’ATE pour la formation
• Collègues du pôle RH DDI et RH MI assurant le contrôle des frais de déplacement voire organisation des missions de de formation (cas des agents de préfecture)
• Structures ministérielles et interministérielles de formation

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

• Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
• Eléments de la paye publique et organisation de la paye
• Procédures de gestion RH de proximité
• Utilisation des outils RH (Casper) et du SIRH
• Organisation des ministères en matière de formation
• Organisation générale et missions des services territoriaux de l’État

Savoir-faire

• Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• Organiser son activité, anticiper et prioriser ses activités
• Travailler en équipe
• Analyser les services susceptibles d’être intéressés à une offre de formation

Savoir-être

• Rigoureux
• Discret
• Courtois

Vos perspectives

• Ouverture vers la gestion RH d’autres ministères
• Evolution vers un poste de gestionnaire RH
• Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum