Référent-e du standard H24 et agent-e d'accueil au sein du standard H24 « équipe jour »

• Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relations à l’usager, le titulaire du poste est à titre principal, le responsable du standard de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 8 agents.
• Assurer l’autorité hiérarchique sur les agents H 24 de l’équipe « jour » (4 agents dont le référent), sur les agents H24 de l’équipe « nuit » (4 agents) et sur l’agent du standard « usager » de jour
• Mettre à jour les documents de référence et répertorier les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures…)
• Préparer, suivre et coordonner le planning : mise en place du planning, coordination des prévisions de congés, suivi des demandes de changements de vacation, déclenchement des astreintes si nécessaire
• Préparer et valider les feuilles de « sujétions » et de paiement des astreintes avant signature du chef de bureau
• Assurer le lien entre les équipes « jour » et « nuit » mais aussi avec le chef de bureau et l’ensemble de la chaîne hiérarchique grâce à une communication ajustée
• Être force de proposition dans l’évolution organisationnelle de l’unité et en capacité d’accompagner au changement les équipes avec pédagogie
• Pour la partie agent du standard H24 « équipe jour », ses missions sont :
• Concourir à la continuité des liaisons gouvernementales, à la permanence téléphonique, à l’accueil téléphonique des usagers
• Traiter aussi les demandes internes (renseignements, recherche de noms, demandes d’interventions techniques)
• Orienter les interlocuteurs-rices (autorités, secrétariats, élus, entreprises, usagers...) vers les services compétents et suit la prise en charge de l’appel
• Participer à la continuité du dispositif de l’hospitalisation sous contrainte et de la garde statique en dehors des horaires ouvrés des agents du Cabinet
• Relever les messages Rescom
• Renseigner l’usager sur les démarches administratives et notamment à partir des sites internet officiels (seine-maritime, ANTS,service-public...)
• Participer aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises

Compétences requises

• Connaître les techniques d’accueil- niveau maîtrise
• Utiliser internet et les outils numériques - niveau maîtrise

Savoir manager - niveau maîtrise

• S’exprimer avec aisance - niveau maîtrise
• Écouter, analyser, reformuler la demande - niveau maîtrise
• Recueillir et traiter l’information - niveau maîtrise
• Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise
• Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi - niveau maîtrise
• Gérer des situations conflictuelles - niveau maîtrise

Savoir s’adapter - niveau maîtrise

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise

Compétences à acquérir

Connaître l’environnement institutionnel et administratif - niveau maîtrise