Chargé d'accueil et d'Etat civil H/F - COMMUNE DE SANDILLON

• Sous la responsabilité du directeur général des services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public en mairie et au sein de l’agence postale communale, la gestion de l'état civil ainsi que des missions administratives polyvalentes.
• Accueil physique et téléphonique
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
• Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents
• Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité
• Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence
• Noter et transmettre les messages aux différents services en recueillant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet)
• Agence postale communale
• Accueillir et faire découvrir l'ensemble des services proposés
• Services postaux : affranchissement, produits postaux, remise des instances
• Services financiers : remise d'espèces, orientation des clients vers les conseillers financiers pour les produits financiers élaborés
• Gérer l'agence postale communale : tenue des opérations comptables quotidiennes, mise à jour de la communication commerciale, mise en place des produits de vente, communication avec le bureau de poste du territoire
• Etat civil
• Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics
• Répondre aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature et certificats de vie
• Gérer les dossiers de recensement militaire
• Inscrire des citoyens sur la liste électorale
• Délivrer les autorisations de sortie du territoire
• Effectuer le recensement militaire
• Préparer les parrainages civils
• Assurer la bonne tenue des registres d’état civil
• Administration générale
• Assurer la gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, diffusion) et sortant (affranchissement)
• Trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au sein du courrier arrivé le cas échéant
• Traiter les demandes de mise à disposition de salles et de matériel (particuliers et associations)
• Procéder à l’affichage règlementaire
• Centraliser les commandes de fournitures bureautiques et gérer le stock
• Rédiger des arrêtés divers : autorisations de travaux, débits de boissons…
• Appui à la préparation et au bon déroulement des élections
• Aide au recensement de la population le cas échéant
• Suppléance « action sociale » et « urbanisme » en l’absence des agents spécifiquement dédiés
• Réalisation de missions administratives diverses

Profil requis

• Baccalauréat ou expérience significative
• Expérience de l’accueil du public exigée
• Expérience professionnelle dans la fonction publique territoriale fortement souhaitée

Compétences professionnelles et techniques

• Connaissances des missions d'une administration publique et son fonctionnement
• Connaissances réglementaires de base en État-Civil
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, la connaissance du logiciel Berger-Levrault serait un plus)

Savoir-être

• Excellente expression orale
• Sens de l’écoute et de la diplomatie
• Discrétion professionnelle indispensable
• Rigueur et ponctualité
• Très bonne qualité rédactionnelle
• Sens du service public
• Polyvalence et capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe
• Sens de l'organisation
• Capacité de travail en autonomie

Conditions d’exercice, temps de travail

• Permanence d’accueil un samedi matin sur trois de 9h à 12h
• Rémunération : condition statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + avantages sociaux (CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance)