Agent de gestion administrative H/F - Conseil départemental de l'Essonne

• Assure la gestion d’Octime pour les agents des collèges et UCP ainsi que la publication sur l’ENT. Appuie administrativement le service.
• Gestion d’Octime
• Mettre à jour les données, vérifier la validité des informations saisies et effectuer les contrôles de cohérence
• Affecter des droits utilisateurs (valideur)
• Extraire les données des absences pour les responsables territoriaux (RT)
• Suivre les CET : création, alimentation, monétisation…
• Former / aider les secrétaires généraux au logiciel OCTIME via TEAMS ou en se déplaçant dans les collèges avec le RT
• Tenir à jour les procédures liées à cette activité
• Assurer l’interface avec la cellule Gestion des Temps et des Activités (GTA) de la DRH et leur faire remonter les difficultés ou anomalies
• Communication sur l’ENT
• Mettre en ligne les informations (articles et fichiers) à destination des agents des collèges sur l’ENT
• Actualiser les informations
• Aider les agents dans la connexion et la navigation
• Accompagnement numérique des agents
• Suivre la mise en place des outils de connexion au réseau CD 91 pour les ADC en lien avec la DSI (MobilePASS…)
• Accompagner les agents dans la prise en main
• Faire remonter les difficultés rencontrées par les agents
• Appui administratif au service
• Saisir les bons d’intervention des associations intermédiaires ainsi que les demandes d’intérimaires en cas d’absence des gestionnaires
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter selon le besoin
• Réceptionner, enregistrer, préparer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions

Savoir-faire

• Outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Octime, ENT, Internet
• Techniques d’accueil
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques d'organisation de ses activités et de gestion de son temps

Savoir-être

• Avoir le sens du contact
• Travailler en équipe et en transversalité
• Etre rigoureux et méthodique
• Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
• Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs
• S’adapter (nouveauté, changement, contraintes de délais…)

Profil recherché

Issu(e) d'une formation de type CAP / BEP secrétariat, vous possédez impérativement une expérience professionnelle en gestion administrative. Une expérience dans le domaine des Ressources Humaines serait un plus. Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie …).

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, de communication écrite et orale. Reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, vous faites preuve d'initiative, de rigueur, de discrétion et de transversalité.

Dôté(e) de pédagogie et de patience, vous savez expliquer des process et adapter votre discours selon les interlocuteurs (novices et expérimentés). Vous connaissez idéalement l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales, des services départementaux et des collèges. Vous avez un réel intérêt pour les Ressources Humaines.

Permis B obligatoire déplacements ponctuels dans les collèges