Assistant administratif – chargé d'accueil (h/f) - Montreuil

• Gestion administrative des dossiers d'autorisations d'urbanisme (AU) Accueil du public (particuliers et professionnels) : accueil physique, téléphonique et numérique Accueil du public : accueil physique, téléphonique et numérique des particuliers et des professionnels (notaires, architectes, géomètres, promoteurs et agents immobiliers, entreprises de travaux, etc.)
• Renseignement du public sur le Plan local d'urbanisme intercommunal (PLUI)
• Renseignement et conseils sur les démarches administratives à accomplir sur les autorisations d'urbanisme (AU)
• Indiquer le type de dossier à déposer (permis de construire, déclaration préalable, permis d’aménager, permis de démolir, certificats d’urbanisme, changements d’usage, etc. )
• Renseigner sur la constitution du dossier
• Informer sur les délais et les procédures des autorisations d'urbanisme
• Orienter le public vers les services (internes et externes) compétents et vers les sites internet appropriés (collectivités, cadastre, service-public.fr, etc.)
• Gestion des consultations des dossiers par le public (prise de rendez-vous, gestion du planning, tenue des rendez-vous de consultation). Renseignements sur les projets de la ville ou des particuliers, les études en cours ou les autorisations délivrées
• Édition et envoi des récépissés de dépôt des autorisations d'urbanisme
• Enregistrement et saisie informatique sur le logiciel OXALIS
• Tenue des registres « papier » et numériques
• Tamponnage des dossiers « papier »
• Envoi des dossiers au Secrétariat général, en Préfecture, aux usagers, à l’affichage
• Numérisation des dossiers (actes et plans)
• Archivage des dossiers (numérique et physique)
• Édition des tableaux de dépôt et de décision pour transmission à l'affichage
• Utilisation des logiciels : WRITER, CALC, ZIMBRA, QMATIC, OXALIS, GNAU, DYNMAP, WeTransfert, etc

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Spécificités du poste (régisseur, travail de nuit, travail en binôme, port d’équipements de sécurité, déplacements fréquents, astreinte, tutorat, etc.) Travail au sein d’un service de 10 agents et en binôme avec un autre agent assistant administratif–agent d’accueil.

Relations internes et externes hors direction d’appartenance (liens transversaux, partenariats de travail…) : Fréquentes : avec l'accueil Sesam (standard), les services de la direction, le Service permissions de voirie, le Secrétariat général, le Service courrier, le Service sécurité incendie, le Service hygiène et santé, Occasionnelles : tous les services de la ville ayant besoin d’informations sur une parcelle ou un dossier accordé ou en cours.

Si encadrement, nombre d’agents encadrés : 0 personne

COMPÉTENCES REQUISES POUR TENIR LE POSTE

Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences) : Ce poste correspond à un grade d’agent ou adjoint administratif. Il nécessite une maîtrise des outils bureautiques et numériques (gestion de tableaux, scans de documents, enregistrements et classement numérique, etc).

Il nécessite un bon niveau de français et un confort à évoluer dans le monde de l'écrit (pour la gestion d'actes administratifs) ainsi qu'une bonne compréhension de la logique réglementaire et de ses conséquences. Ce poste nécessite une capacité à lire les cartes et les plans. Savoir-être (qualités humaines appliquées à l’environnement professionnel du poste.

Ex. : capacité d’adaptation, rigueur, qualité d’écoute, etc.) : Le poste nécessite de la rigueur, de la ponctualité, une aptitude à organiser son travail, une capacité à prendre en charge une ou plusieurs activités, des qualités relationnelles (capacité d’écoute, de communication), de la motivation, de l’initiative et un esprit d’équipe (travail en binôme avec un autre agent).