Assistant de Direction - DGAS (h/f) - Villiers-sur-Marne

• Au sein de la direction générale des services, vous êtes en charge de l’assistanat du Directeur Général Adjoint des Services en charge des Ressources, de l’Enfance, de la Jeunesse & des Sports (DREJS) et assurez la coordination de l’ensemble des services de la Direction (environ 400 agents). Vous assurez l’interface avec l’ensemble des Directions de la collectivité.
• Réception, traitement, enregistrement et dispatching du courrier vers l’ensemble des Directions placées sous son autorité
• Gestion et priorisation des appels téléphoniques, de la planification et de l’organisation de réunions
• Rédaction des comptes rendus, rapports, courriers, notes, ..
• Gestion et suivi des congés de la direction
• Coordination administrative de l’ensemble des services de la DREJS :
• Vérification de fond et de forme de l’ensemble des actes visés par le DGAS
• Télétransmission et transmission des actes
• Rédaction des délibérations et arrêtés inhérents à la DREJS
• Recensement des informations nécessaires à l’élaboration des dossiers ainsi que leur rédaction et envoi aux organismes concernés ou sollicités
• Assurer la polyvalence et le remplacement des autres assistantes au sein de la Direction Générale
• Rédaction des délibérations, réalisation des dossiers, préparation et gestion du Conseil Municipal sur AIRS Délib, suivi post conseil (télétransmission, publication)
• Suivi et tenue des registres
• Elaboration, uniformisation des outils utiles à la préparation budgétaire destinés aux services de la direction
• Validation des bons de commandes
• Organisation des réunions budgétaires
• Rédaction et suivi des arrêtés régisseurs
• Rédaction et suivi des arrêtés et décisions de la régie personnalisée
• Gestion du conseil d'administration, en lien avec la responsable du service

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent
• Expérience souhaitée sur un poste d’Assistanat de Direction affirmé depuis 5 ans

Compétences et capacités requises

• Savoir-faire (compétences techniques spécifiques)
• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et des outils bureautiques
• Qualités rédactionnelles et orthographiques
• Connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales à travers ses instances et ses processus de décision

Savoir-être (qualités personnelles)

• Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées
• Capacité à hiérarchiser les urgences et à anticiper les besoins du DGAS
• Polyvalence, réactivité face à toutes situations
• Discrétion, confidentialité, disponibilité et loyauté
• Rigueur et organisation
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’écoute et d’analyse objective envers l’ensemble des agents

Contraintes particulières

Aptitude à travailler dans l’urgence en assurant en parallèle les tâches courantes du poste. Avoir la connaissance de l’environnement, compétences et réglementations inhérentes aux différents services (loi, décret, circulaires, directives, réglementations en vigueur, …). Disponibilité pour raison de service. Savoir faire preuve de calme et de sang froid en gardant toujours une attitude égale en toute circonstance.