DNPJ UNALCO Chef de secrétariat mutualisé UNALCO/EMCO et Etat major

• Animer une équipe de trois agents dont l’un est sur le site MONTROUGE
• Organiser l’activité du secrétariat avec ses collaborateurs (gérer et actualiser les tableaux de suivi et les annuaires, enregistrement de courriers sur logiciel, classement, archivage...)
• Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)
• Assurer l’accueil physique des visiteurs
• Gérer et traiter les courriels reçus sur les boîtes fonctionnelles
• Filtrer et orienter les informations
• Prendre les rendez-vous et tenir l’agenda à jour
• Planifier les réunions internes et externes dans les agendas
• Veiller à la réception des éléments nécessaires à la constitution des dossiers pour les rendez-vous, réunions, entretiens, déplacements ; et veiller à la mise en forme de ces dossiers
• Organiser les déplacements en France et à l’étranger
• Réserver et préparer les salles de réunion
• Évaluer et hiérarchiser les besoins
• Veiller à la qualité des courriers soumis à signature
• Traiter et enregistrer les documents classifiés
• La DNPJ assure le pilotage des missions de police judiciaire sur l’ensemble du territoire et contribue à la prévention et à la répression de toute forme de criminalité et de délinquance. Elle s’appuie sur des services centraux et territoriaux chargés du traitement de la criminalité dans ses formes les plus complexes et les plus graves. L’un de ces services centraux est la sous-direction de la lutte contre la criminalité financière.
• Le secrétariat a une fonction d’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes de la Direction. A ce titre, il a en charge la rédaction, le contrôle et l’enregistrement des courriers, la relecture et la modification de tous les documents à la signature du DNPJ et de ses adjoints. Il assure l’accueil téléphonique et le filtrage des interlocuteurs.
• Il est aussi en relation avec les secrétariats du SIAT et du SIRASCO Il veille à la complétude des dossiers remis aux chefs de service des 3 entités. Il prend en charge les modalités et la logistique liées aux réunions et déplacements auxquels participent ces derniers.
• Il organise l’agenda de ceux-ci, assure l’accueil physique des visiteurs et la mise en place des réunions conduites par les directeurs. Le secrétariat est chargé de l’enregistrement des documents classifiés.

• Composition et effectifs du service
• Le chef de l’UNALCO, unité composée du SIAT, du SIRASCO et de l’EM, est entouré d’une cellule de coordination et de synthèse
• Au sein de l’EMCO sont affectés 4 agents de la DNPJ en plus du chef de service
• L’EM comprend la SSO située à Montrouge, les permanents, le GRS et l’UCPTS situés à Nanterre tout comme le chef de service et son adjoint

Liaisons hiérarchiques

Le chef de l’UNALCO ainsi que le chef de l’EMCO et le chef de l’EM.

Liaisons fonctionnelles

• Services centraux et territoriaux de la direction nationale de la police judiciaire
• Secrétariat du DN et de ses adjoints
• Les administrations en lien avec la police nationale
• Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique -bureautique
• / niveau maîtrise - requis
• Connaître l'environnement professionnel
• / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir manager

• / niveau maîtrise - requis
• Savoir structurer l’activité de son équipe
• / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger

/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe

/ niveau maîtrise - requis

Savoir planifier et respecter les délais

/ niveau maîtrise - requis

Savoir gérer les aléas

/ niveau maîtrise - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines
• / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir

• / niveau maîtrise - requis
• S'avoir s'exprimer oralement
• / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer

• / niveau maîtrise - requis
• Avoir le sens des initiatives
• / niveau maîtrise - requis
• Vos perspectives : L’expérience et les compétences requises permettent d’aspirer à des fonctions et responsabilités plus importantes
• Durée attendue sur le poste : 3 ans